Microsoft Access

Microsoft Access

Introducción

Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos.

Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.

Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:

• Evitan la redundancia.

• Evitan la inconsistencia.

• Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base de datos.

• Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.

• Se mantiene la integridad entre los datos

Tutorial de Microsoft Access

Al ejecutar el programa de Microsoft Access saldrá una ventana de diálogo donde se puede escoger o crear la base de datos con la que se va a trabajar. Escoger “Base de datos en blanco” y pulsar “Aceptar”. A continuación hay que elegir el nombre que le vamos a dar a la nueva base de datos y en qué directorio vamos a almacenarla. Escoged el directorio personal de cada uno y llamadla “tutorial.mdb”. “mdb” es la extensión por defecto para las bases de datos de Access (Microsoft Data Base).

Una vez hecho esto aparecerá la ventana principal de Access (ver figura). Contiene un listado con todos los objetos que conforman nuestra base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en seis fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Aquí vamos a aprender a utilizar las características básicas de las cuatro primeras.

Conforme nos movemos entre estas seis fichas se ven listados de todos los objetos de ese tipo que contiene la base de datos activas (en este momento no habrá ninguno). A lado de este listado aparecen tres botones: Abrir, Diseño y Nuevo (en algunos de los objetos cambia el nombre pero sus funciones son similares). El primer botón ejecuta el objeto seleccionado, el segundo permite editar un objeto ya creado para hacer modificaciones o revisiones y el tercero crea un nuevo objeto, que dependerá de la ficha que esté activada.

Dpto. de Arquitectura y Tecnología de Computadores H.Pomares; B.Prieto

Prácticas de Introducción al uso de Computadores Curso 2001-2002 2

Tablas

Una tabla es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros.

En una tabla, un campo es una clase de información como puede ser la edad, localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento específico. En este caso Edad=21, Localidad=Granada, Sexo=Varón, DNI=24.344.233, etc. Un punto importante que hay que destacar es que cada registro debe ser único en la tabla correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a través de todos los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal. En el ejemplo mostrado podría ser el DNI.

La definición de las tablas es el eje sobre el cual giran los demás elementos de Microsoft Access. Como se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los programas que los manipulan. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en sí y que los demás elementos de Access son los programas que los manipulan.

Creación de Tablas

A continuación vamos a crear una base de datos de ejemplo sencilla correspondiente a una compañía discográfica. Los campos que vamos a usar serán el título del disco, el autor, el número de copias vendidas y el precio de venta. Para hacer esto, pulsamos en la ficha “Tablas” (si es que no estamos ya en esta ficha) y hacemos un clic del ratón en el botón “Nuevo”. Nos saldrá una ventana de diálogo preguntando por la forma en que queremos crear la tabla (si queremos hacer el diseño sin ayuda, si queremos un asistente para ayudarnos a hacer la tabla, si queremos importar una tabla ya existente, etc.). Nosotros escogeremos “Vista Diseño” para construir nuestra tabla desde cero.

En el entorno de Access entonces nos aparecerá una gran tabla con tres columnas. En la primera de ellas “Nombre del campo” vamos a introducir los distintos campos de los que va a constar nuestra base de datos (en este caso título, autor, copias vendidas y precio). En la segunda de ellas “Tipo de datos” vamos a definir si los valores del campo en cuestión serán de texto, numéricos, etc.). La tercera es para introducir una breve descripción de a qué se refiere cada campo y es opcional.

Lo primero que haremos será escribir los cuatro campos de nuestra base de datos en la primera columna (usar los cursores, el tabulador o el ratón para moverse entre celdas igual que como se hace en Microsoft Excel). Conforme vamos escribiendo el nombre de los campos en la columna “Tipo de datos” se activa el tipo por defecto que es “Texto”.

Finalmente sólo queda por definir la columna de “Tipo de datos” para cada campo recién creado. En nuestro caso, los dos únicos campos que no son de texto son copias vendidas (que debe ser de tipo numérico) y precio (que debe ser de tipo moneda, aunque también se podría definir como numérico). Para ello debemos mover el cursor a la celda “Tipo de datos” del campo copias vendidas y hacer un clic en el pequeño botón de la derecha para que el programa nos muestre una pequeña lista desplegable con todos los tipos de datos posibles. Seleccionar “Numérico” (ver figura). Hacer lo mismo con el campo precio pero seleccionando “Moneda”.

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Una vez hecho esto, ya tenemos definidos correctamente todos los campos que vamos a usar, así que seleccionamos Archivo..Guardar para guardar nuestra nueva tabla. El programa preguntará por el nombre con el que vamos a almacenar la tabla. Escribid “discos” y pulsar Aceptar. Microsoft Access se dará cuenta ahora que no se ha declarado ningún campo como clave principal así que preguntará si queremos que nos defina un nuevo campo de forma automática que contenga dicha clave principal. Pulsar “Sí”. De esta forma, Access introduce un campo llamado Id que contendrá un valor único para cada uno de los registros que introduzcamos en el futuro y que se irá actualizando de forma secuencial y automática. Cerrad la ventana para volver a la ventana principal con todas las fichas.

Introducción de datos en una tabla

Cada tabla de la base de datos (así como cada una de las fichas de Microsoft Access) tiene dos presentaciones: Vista diseño y Vista de la ficha en cuestión en ejecución. La Vista diseño es la que ya hemos visto antes para definir los campos de la tabla. La “Vista de hoja de datos” contiene todos los datos pertenecientes a la tabla. Para introducir datos en la tabla seleccionamos la tabla “discos” de la ficha “Tablas” y pulsamos el botón “Abrir”. Lo que veremos será nuestra tabla discos (que todavía no tiene ningún registro). Para conmutar entre los dos tipos de vistas basta pulsar el botón ó (según sea la vista actual) a la izquierda de la barra de herramientas.